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38412Fw: [CODESRIA News] Vacancy Annou ncement bilingual Executive Assis tant / Avis de vacance de poste d ’Assistante de direction bilingue

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  • Gerhard Seibert
    13 Nov 07:31




      ----- Forwarded Message -----
      From: "editor.news@..." <editor.news@...>
      To: "codesria-news@..." <codesria-news@...>
      Sent: Monday, 13 November 2017, 11:13
      Subject: [CODESRIA News] Vacancy Announcement bilingual Executive Assistant / Avis de vacance de poste d’Assistante de direction bilingue

      Vacancy Announcement bilingual Executive Assistant

      Deadline: 30 November 2017

      The Council for the Development of Social Science Research in Africa (CODESRIA) invites applications from suitably qualified nationals of African countries to fill the vacant position of BILINGUAL EXECUTIVE ASSISTANT in its pan-African Secretariat located in Dakar, Senegal. Recognised as the premier centre on the continent for the generation and dissemination of multidisciplinary social science and humanities knowledge, CODESRIA has, over the years, undergone an exponential growth in programmes, finances and membership. Under the overall supervision of the Executive Secretary, the successful candidate will serve as a bilingual executive assistant to the Office of the Executive Secretary, providing secretarial and office administrative/management duties.

      1. She/he will be required to:
      • Type and proofread documents, reports, correspondences, messages, queries, etc. as may be required by assigned supervisors ; 
      • Draft responses to routine correspondences for the signature of the Executive Secretary; 
      • Receive guests/visitors/staff and provide them with basic information on relevant issues and procedures; 
      • Maintain a proper filing and recording system for all incoming and outgoing correspondences and documents;
      • Answer and screen telephone calls/e-mail messages and ensure follow-up with the Executive Secretary; 
      • Keep an up-to-date diary of appointments for the Executive Secretary; 
      • Provide day-to-day routine administrative support to various work units of the assigned programmes/departments/Units, and 
      • Undertake any other task assigned to him/her by the Executive Secretary.

      2. Academic/Technical Competencies/Qualifications:
      • A minimum of bachelor’s degree or an equivalent in English, plus an advanced certificate in Secretarial Studies; 
      • A higher qualification will be an added advantage; 
      • Typing speed: a minimum of 50 words per minutes; 
      • Excellent secretarial and office management skills, and 
      • A minimum of 5 years of relevant working experience.
      • Fluency either in English or French with a working knowledge of the other.

      3. Other Relevant Skills:
      • Excellent interpersonal and communication skills; 
      Be very respectful of rules of confidentiality;
      • Good knowledge of the workings of international organizations; 
      • Capacity to work under pressure and in a multicultural environment; 
      • Excellent computer experience in using Microsoft office applications; 
      • Good planning and organisational skills; 
      • Efficient and well organized personality and 
      • Demonstrable ability to work to tight deadlines.

      4. Job conditions
      The level of remuneration will depend on the experience and qualifications of the candidates. However, CODESRIA offers good remuneration similar to those in international organizations.

      5. How to apply :
      The candidate should provide the following documents:
      i. A letter of application;
      ii. A detailed curriculum vitae including the qualifications and experiences;
      iii. Copies of certificates of all indicated qualifications, and
      iv. Three reference letters.
      Other supporting documents may be required prior to recruitment.
      The application should be sealed and submitted before 30 November 2017 (with indication on the envelop of the position applied for) to

      The Executive Secretary 
      CODESRIA

      Avenue Cheikh Anta Diop X Canal IV
      P.O. Box 3304 CP 18524
      Dakar, SENEGAL
      E-mail: executive.secretary@...
      Only shortlisted candidates shall be contacted.

      -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

      Avis de vacance de poste d’Assistante de direction bilingue

      Date limite : 30 novembre 2017 

      Le Conseil pour le Développement de la Recherche en Sciences Sociales en Afrique (CODESRIA), sollicite des candidatures de ressortissants de pays africains ayant les qualifications requises, pour pourvoir le poste D’ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE vacant au sein de son Secrétariat panafricain basé à Dakar, au Sénégal. Reconnu comme le premier centre sur le continent dans la production et la dissémination de connaissances multidisciplinaires en sciences sociales et humaines, le CODESRIA a, au fil des années, connu une croissance exponentielle en termes de programmes, de finances et de membres. Sous la supervision générale du Secrétaire exécutif, la/le titulaire du poste servira d’assistante de direction bilingue assurant des fonctions de secrétariat ainsi que des tâches administratives et de direction pour le Bureau du Secrétaire exécutif.

      1. Elle /ou Il devra :
      • Saisir et relire les documents, rapports, correspondances, messages, requêtes, etc , tels qu’exigés par les superviseurs hiérarchiques ;
      • Rédiger les projets de réponses aux correspondances de routine pour la signature du Secrétaire exécutif ;
      • Accueillir les hôtes / visiteurs / le personnel et leur fournir les informations de base relatives aux questions posées et aux procédures ;
      • Tenir à jour un système approprié de classement et d’enregistrement de toutes les correspondances et tous les documents reçus ou envoyés ;
      • Répondre aux appels téléphoniques/ courriels et les filtrer ; en assurer le suivi avec le Secrétaire exécutif ;
      • Tenir à jour l’agenda des rendez-vous pour le Secrétaire exécutif ;
      • fournir l’appui administratif courant quotidien aux diverses unités de travail des programmes, aux départements et aux unités concernés ; et
      • Accomplir toutes les autres tâches que peut lui confier le Secrétaire exé
      cutif.

      2. Formation universitaire/ Compétences techniques/ Qualifications :
      • Au minimum un diplôme de baccalauréat ou équivalent en anglais, plus un diplôme supérieur en secrétariat de direction ;
      • Une qualification supérieure sera un atout supplémentaire ;
      • Vitesse de frappe : un minimum de 50 mots par minute ;
      • Excellentes compétences en gestion de secrétariat et de bureau ; et
      • Au minimum 5 ans d’expérience professionnelle.
      ¥ Parler couramment l’anglais ou le français et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

      3. Autres compétences importantes :
      • Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle, 
      • Bonne connaissance du fonctionnement des organisations internationales ;
      • Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel ;
      • Excellente expérience en informatique dans l’utilisation des applications Microsoft office ;
      • Bonnes compétences en matière de planification et d’organisation ;
      • Personnalité efficace et bien organisée ; et
      • Capacité avérée à travailler dans des délais serrés.

      4. Conditions d’emploi
      Le niveau de rémunération dépendra de l’expérience et des qualifications du candidat retenu. Toutefois, le CODESRIA offre une rémunération avantageuse comparable à celles pratiquées pour des postes similaires dans d’autres organisations internationales

      5. Dossier de candidature
      Les candidats doivent fournir les documents suivants :
      i. une lettre de candidature ;
      ii. Un curriculum vitae détaillé faisant apparaître le contenu de leur formation et leur expérience professionnelle ;
      iii. des copies des diplômes de toutes les qualifications indiquées ; et
      vi. trois lettres de référence.
      D’autres documents justificatifs pourront être réclamés avant le recrutement.
      La demande doit être envoyée sous pli fermé, avant le 30 novembre 2017 (avec indication du poste demandé sur l’enveloppe) à :

      The Executive Secretary 
      CODESRIA

      Avenue Cheikh Anta Diop X Canal IV
      P.O. Box 3304 CP 18524
      Dakar, SENEGAL
      E-mail : executive.secretary@...
      Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
      _______________________________________________
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